Kiedy podajesz klauzulę
Przy zbieraniu danych od klienta
Gdy zbierasz dane od osoby, której dotyczą – np. przy rezerwacji, zamówieniu, zapisie na newsletter – podajesz jej informacje z art. 13 podczas pozyskiwania danych (art. 13 ust. 1 i 2).
Przy nowym celu
Jeśli chcesz użyć danych w innym celu niż ten, w którym je zebrano, przed takim przetwarzaniem informujesz o nowym celu (art. 13 ust. 3).
Gdy osoba już wie
Obowiązek nie dotyczy informacji, którymi osoba już dysponuje (art. 13 ust. 4).
Dane nie od tej osoby
Gdy dane pozyskujesz inaczej niż od osoby, której dotyczą, stosuje się art. 14 – z innymi zasadami.
Co musi zawierać (art. 13 ust. 1)
Kto jest administratorem
Twoja tożsamość i dane kontaktowe, a gdy ma to zastosowanie – Twojego przedstawiciela (lit. a).
Inspektor ochrony danych
Dane kontaktowe inspektora – gdy ma to zastosowanie (lit. b).
Cele i podstawa prawna
Po co przetwarzasz dane i na jakiej podstawie prawnej (lit. c). Podstawy wymienia art. 6 ust. 1 – m.in. zgoda (lit. a), przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy (lit. b), obowiązek prawny (lit. c), prawnie uzasadniony interes (lit. f).
Prawnie uzasadniony interes
Jeśli podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f – jaki to interes (lit. d).
Odbiorcy
Odbiorcy danych albo ich kategorie, jeżeli istnieją – np. firma księgowa, dostawca systemu rezerwacji (lit. e).
Przekazanie poza UE
Gdy ma to zastosowanie – zamiar przekazania danych do państwa trzeciego i informacja o zabezpieczeniach (lit. f).
Co jeszcze podajesz (art. 13 ust. 2)
Jak długo przechowujesz dane
Okres przechowywania, a gdy nie da się go podać – kryteria jego ustalenia (lit. a).
Prawa klienta
Prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu i przenoszenia danych (lit. b).
Cofnięcie zgody
Jeśli podstawą jest zgoda – prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie (lit. c).
Skarga
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (lit. d).
Czy trzeba podać dane
Czy podanie danych jest wymogiem ustawowym lub umownym albo warunkiem zawarcia umowy i co grozi, gdy ich nie poda (lit. e).
Decyzje automatyczne
Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu – gdy występuje (lit. f).
Jak napisać klauzulę
Zwięźle, przejrzyście, zrozumiale i w łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Na piśmie lub w inny sposób, w tym – gdy to stosowne – elektronicznie (art. 12 ust. 1).
W praktyce: na stronie z formularzem rezerwacji, w potwierdzeniu rezerwacji e-mailem, pod formularzem zapisu na newsletter albo w regulaminie sklepu – tam, gdzie klient podaje dane.
Generator klauzuli z pakietu RODO
Źródła
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO), Dz.U. UE L 119 z 4.5.2016, CELEX 32016R0679 – tekst w EUR-Lex. Stosuje się od 25 maja 2018 r. (art. 99 ust. 2), bezpośrednio we wszystkich państwach UE.
Art. 6 ust. 1 – podstawy przetwarzania; art. 12 ust. 1 – forma informacji; art. 13 ust. 1–4 – informacje przy zbieraniu danych od osoby; art. 14 – dane pozyskane w inny sposób.
Opis według tekstu RODO opublikowanego w Dzienniku Urzędowym UE. Nie omawiamy polskich przepisów uzupełniających. To materiał informacyjny, nie porada prawna.
Pytania
Kiedy trzeba podać klauzulę informacyjną?
Podczas pozyskiwania danych od osoby, której dotyczą – np. przy rezerwacji, zamówieniu albo zapisie na newsletter (art. 13 ust. 1 i 2 RODO).
Co musi zawierać klauzula informacyjna RODO?
M.in. tożsamość i dane kontaktowe administratora, cele i podstawę prawną przetwarzania, odbiorców danych, okres przechowywania, prawa osoby (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, przenoszenie), prawo do skargi do organu nadzorczego i informację, czy podanie danych jest obowiązkowe (art. 13 ust. 1 i 2 RODO).
Czy klauzula może być na stronie internetowej?
Tak – RODO pozwala udzielać informacji na piśmie lub w inny sposób, w tym elektronicznie, w łatwo dostępnej formie (art. 12 ust. 1).
Czy muszę podawać klauzulę stałemu klientowi?
Obowiązek nie dotyczy informacji, którymi osoba już dysponuje (art. 13 ust. 4). Jeśli zmienia się cel przetwarzania, informujesz o nowym celu (art. 13 ust. 3).
Zobacz też
Rejestr czynności przetwarzania RODO: kto prowadzi i co wpisać
Oznaczanie treści z AI w firmie: kiedy i jak (AI Act)
Pakiet RODO: generator klauzuli, rejestr czynności i kalkulator terminów
Pakiet AI w firmie: oznaczenia treści, rejestr szkoleń, polityka AI
Prawda czy fałsz? Sprawdź, co wiesz o nowych przepisach
Darmowa lista kontrolna: RODO w małej firmie
Najważniejsze obowiązki RODO dla wynajmujących, sklepów i małych firm w jednym PDF-ie – z artykułem przy każdym punkcie. Wyślemy ją na Twój adres e-mail.